Wie verwaltet man einen Workflow effizient? Welche Ressourcen sind notwendig? Was sind die Schritte zur Verbesserung eines bestehenden Workflows?
Es ist leicht zu verstehen: Wenn es um die Verwaltung geht, ist es oft verlockend, die Dinge zu verkomplizieren, insbesondere wenn es um die Verwaltung eines Geschäftsprojekts geht.
Ob es um Aufgabenverteilung, Qualitätsprüfung, Optimieren Sie Ihre Gehaltsabrechnungsvorgänge, Projektbetreuung oder einfach eine Aufgabenliste durchgehen. Das Managen von Projekten und Teams ist meist mit der Verkomplizierung von Prozessen verbunden, die von Natur aus einfach umzusetzen sein sollten.
Heute ist es dank Work-Management-Software möglich, die Dinge richtig zu machen. Es ist jetzt einfacher als je zuvor, zu erkennen, wo Zeit verschwendet wird, wie Prozesse optimiert und neue Möglichkeiten zur Verbesserung von Arbeitsabläufen gefunden werden können.
Wollen Sie wissen, was Sie tun können? Lesen Sie einfach weiter, um zu verstehen, wie Sie mit ein paar einfachen Schritten jeden Arbeitsprozess optimieren können, um einen effizienten Aktivitätsfluss zu generieren, der Ihnen hilft, die Produktivität zu vervielfachen.
Überprüfen Sie den aktuellen Arbeitsablauf
So widersprüchlich es klingt, die Realität ist, dass die meisten Unternehmen nichts über ihren eigenen Arbeitsprozess wissen.
Hier liegt der erste Schritt auf der Hand: jeden Prozess auflisten und dann eingehend analysieren. Es ist wichtig herauszufinden, wie jeder Prozess in jeder Abteilung oder jedem Bereich des Unternehmens funktioniert. Gespräche mit Mitarbeitern und das Einholen von Feedback zu jedem Prozess sind entscheidend, um herauszufinden, wie die Dinge bisher funktioniert haben und wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Analysieren und dokumentieren Sie jedes Detail.
Erkennen Sie die Schlüsselbereiche für die Optimierung
Wenn Sie eine klare Vorstellung vom aktuellen Arbeitsprozess haben, ist es an der Zeit, diese Möglichkeiten zur Verbesserung zu finden.
Unklare Anweisungen oder Reibungspunkte in der Kommunikation sind wichtig, um die Faktoren zu identifizieren, die die Produktivität bestehender Arbeitsabläufe oder Prozesse beeinträchtigen können. Es geht darum, die Mängel durch eine aktualisierte Version des gleichen Arbeitsprozesses zu liefern. Hier gilt es sicherzustellen, dass der neue Workflow lückenlos ist.
teile und herrsche
Jetzt müssen Sie den Prozess in kleinere, überschaubarere Schritte unterteilen. Die goldene Regel lautet: Einfacher ist immer besser. Die meisten Unternehmen bleiben an Abhängigkeiten und Entscheidungspunkten innerhalb der Projekte selbst stecken, da die Prozesse mühsam und langwierig werden. Einfachheit ist das Gebot der Stunde, und dafür liegt nichts näher, als das Ergebnis in diskrete Schritte zu unterteilen, die sich am gewünschten Ergebnis orientieren.
Organisieren Sie die Prioritäten
Der nächste Schritt besteht darin, jeden Prozess nach Wichtigkeit zu ordnen. Achten Sie auf jeden Prozess und bewerten Sie ihn auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 1 der wichtigste Prozess und 10 der am wenigsten wichtige Prozess ist. Es ist eine effektive Möglichkeit, den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten, indem am Ende jedes Prozesses ein verbessertes Ergebnis erzielt wird. Wenn Sie beispielsweise daran denken, Ihren Internetanbieter zu wechseln, anstatt sich mehrere Stunden am Telefon mit den Betreibern zu befassen, Mieten Sie Megacable-Dienste online.
Dokumentieren Sie jeden Vorgang
Vielleicht sind Sie zu optimistisch, wenn Sie glauben, alle Abläufe und Aufgaben im Gedächtnis behalten zu können. Es ist wichtig, jeden im Prozess enthaltenen Schritt so zu gestalten, dass er ordnungsgemäß ausgeführt werden kann. Es geht auch nicht darum, formell zu sein, erstellen Sie einfach einen kurzen Überblick über jeden Prozess, damit Sie nichts ohne Beweise annehmen. Notieren Sie alles, was passiert, und stellen Sie sicher, dass alles so läuft, wie es soll.
Automatisieren Sie, wann immer es möglich ist
Das gemeinsame Element, das die produktivsten Unternehmen zur Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe haben, heißt Automatisierung.
Eine moderne Lösung für das Arbeitsmanagement ist das Geheimnis, das den Prozess der Prozessbereitstellung erleichtert und Datenfehler und Kommunikationsfehler vermeidet. Es gibt buchstäblich Unmengen leistungsfähigerer Software und Tools, um genau das zu tun. Diese Anwendungen wurden speziell entwickelt, damit Unternehmen und Teams ihre Prozesse und Arbeitsabläufe optimieren können. Sie sind einfache Ressourcen, die erweiterte Funktionalitäten bieten und es schaffen, das zu vereinfachen, was vorher kompliziert gewesen sein könnte.
Evaluieren Sie den neuen Workflow
Sobald Sie Ihren neuen Workflow bereit haben, können Sie seine Effektivität am besten testen, indem Sie ihn testen. Achten Sie auf die Reaktion in der Live-Arbeitsumgebung. Versuchen Sie, den neuen Prozess zu berücksichtigen und auf das nächste Projekt anzuwenden, um empirisch zu verstehen, wie jedes Element des Prozesses funktioniert.
Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor
Wenn Sie den neuen Workflow getestet haben, ist es an der Zeit, die notwendigen Verbesserungen auf der Grundlage der erzielten Ergebnisse umzusetzen. Die Implementierung kann langsam sein, daher ist die Bewertung der Effektivität des neuen Arbeitsprozesses und seines ordnungsgemäßen Funktionierens der beste Weg nach vorne. Spontane Anpassungen sind immer willkommen.
Bringen Sie Ihren neuen Workflow zum Laufen
Jetzt, da Sie wissen, welche Verbesserungen Ihr neuer Workflow benötigt, ist es an der Zeit, sie in die Tat umzusetzen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten jeden Aspekt des neuen Workflows verstehen und wissen, was sie tun können, um das Beste daraus zu machen.
Immer noch einmal verfeinern
Alles kann immer noch ein bisschen perfektioniert werden. Sobald Sie die notwendigen Verbesserungen vorgenommen haben, ist es an der Zeit, weiter zu beobachten, was noch getan werden kann. Dafür ist es sinnvoll, Workflow-Management-Lösungen zu haben, um die Anpassung an die sich ändernde Arbeitsumgebung ein Kinderspiel zu halten.
