¿Cómo diseñar una oficina totalmente eficiente? ¿Cuál es la diferencia entre una oficina efectiva y una oficina comercial? ¿Cuáles son las consideraciones que necesitas tener en cuenta antes de empezar?
Diseñar la oficina ideal es importante porque de ella depende el confort real y eficiencia del trabajo. Pero si la oficina es demasiado informal o no está efectivamente separada de otros entornos, se podrían perder los picos de productividad.
La comodidad es un pilar básico en cualquier oficina, lo que significa que debe estar «aislada» de otros sonidos naturales e interrupciones que podrían afectar a la eficiencia laboral.
El primer paso para diseñar una oficina productiva es entendiendo los límites físicos del espacio de trabajo. Es decir, centrándonos en el diseño en sí.
Antes de empezar, pregúntate lo siguiente:
- ¿Qué actividades se van a realizar en la oficina?
- ¿Cuál es el tipo de trabajo a realizar?
- ¿Será un lugar de tránsito para los clientes?
- ¿Será un lugar de tránsito para socios?
- ¿Qué tipo de materiales habrá?
- ¿Cuál es el equipo requerido para el trabajo?
- ¿Habrá reuniones y/o conferencias?
Respondiendo a las preguntas anteriores podrás preparar tu programa para el desarrollo de la oficina.
¿Cuáles son las 5 cosas más importantes que tienes que tener en cuenta al diseñar tu oficina?
Lo siguiente es preparar el espacio. ¿Dónde vas a instalar tu oficina? Puede ser un lugar grande o pequeño; caro o asequible, pero lo más importante es que cada zona esté claramente delimitada.
Recuerda que tu objetivo es encontrar rápidamente lo que necesites, acceder al material y hacer el espacio lo más eficiente posible.
Equipo
Rapidez y eficiencia son dos aspectos críticos en cualquier oficina. Pero no tomes decisiones precipitadas. Antes de decantarte, asegúrate de que vas a pagar por equipos que realmente vayas a utilizar.
Opta por lo inalámbrico, ya que esto te dará la posibilidad de ser flexible, por ejemplo, para trabajar con el ordenador desde el escritorio, la silla; de píe o sentado. Esta simple decisión puede mejorar tu habilidad creativa para pensar y resolver problemas con mayor rapidez.
El teléfono es otro punto a destacar. No quieres perderte ninguna llamada, por lo que necesitarás contar con una línea que esté siempre disponible. Es vital que el terminal disponga de funciones, como el envío de mensajes, conferencias y manos libres.
Es mejor invertir en el equipo más rápido disponible y en el que merezca la pena confiar. La productividad será mayor cuando mejor funcionen las cosas.
Por eso, también es importante contar con un seguro que cubra cualquier pérdida o desastre.
Iluminación
Una correcta iluminación es esencial.
Lo mejor es que la luz sea lo más natural posible, por lo que siempre es recomendable escoger lugares con una ventana que mejore la iluminación.
Si no hay luz natural, será necesario equilibrar el sistema de iluminación general y de tareas. Piensa en los días de lluvia o a primera o última hora del día. Si tu oficina está en un bajo o no tiene ventanas, necesitarás fuentes de luz que reproduzcan la luz natural.
Además, puedes añadir atenuadores, para poder controlar la cantidad de luz en emisión en cada momento.
¡Ojo! La luz excesiva puede producir deslumbramiento. Trata de no ubicar los focos directamente sobre las pantallas de ordenador ni frente a ellas.
En definitiva: para evitar la fatiga visual y poder ser productivos durante más tiempo, tan solo asegúrate de que se puede controlar el brillo e intensidad de cada fuente de luz.
Intimidad
Es muy difícil concentrarse en un lugar lleno de ruido o interrupciones.
Los diferentes espacios de tu oficina deben ofrecer cierto grado de privacidad, dependiendo de la actividad a la que se dedique.
Aunque los auriculares pueden ser útiles en ciertas ocasiones, a casi nadie le apetece tener que usarlos durante toda la jornada.
Las pantallas divisorias suelen ser muy prácticas, ya que además de dividir, también pueden hacer funciones de almacenamiento.
La tranquilidad en una oficina puede ser sinónimo de concentración y productividad. Sin embargo, algo de ruido blanco, como el ruido del ventilador o aire acondicionado, puede venir bien para mejorar el ambiente laboral.
Diseño/Organización
Contar de un buen diseño organizativo significa disponer del espacio justo para el trabajo, pero también haber cubierto las necesidades básicas de almacenamiento.
La superficie de los escritorios para oficina no solo son útiles para trabajar con el ordenador, sino que será el lugar principal donde se desarrolle gran parte de la carga de trabajo. El escritorio es donde el trabajador pasa la mayor parte del tiempo.
Por esta razón, las soluciones para organizar adecuadamente el escritorio te ayudan a mantener el orden y a prevenir el caso de pilas de papeles y otros materiales.
Elementos como los lapiceros o las bandejas para folios son recursos extraordinarios para mantener todos los instrumentos de trabajo en el mismo sitio.
Ergonomía
La salud, seguridad y bienestar en la oficina dependen claramente de la calidad de los artículos que selecciones para el trabajo.
En los últimos tiempos, los fabricantes de sillas para oficina se han visto en la necesidad de adaptar sus diseños a la comodidad y a la ergonomía de los usuarios.
Se han hecho avances en biomecánica que han facilitado la vida de las personas, incluso cuando estas están trabajando durante todo el día con el ordenador.
Céntrate en encontrar sillas que te ayuden a mantener el hombro libre y que el punto de equilibrio de la pelvis se encuentre asegurado.
Una opción que no debes pasar por alto es la del reposapiés, instrumentos para el ratón que faciliten el movimiento de tu mano, o almohadillas para reposar las muñecas mientras escribimos en el teclado del ordenador.
En cualquier caso, la meta es conseguir que el trabajo en la oficina sea más cómodo para el cuerpo, en especial, aquellas que utilizamos para realizar las tareas del trabajo.
