كيفية تبسيط سير عملك بشكل فعال

كيف تدير سير العمل بكفاءة؟ ما هي الموارد اللازمة؟ ما هي خطوات تحسين سير العمل الحالي؟

من السهل فهمها: عندما يتعلق الأمر بالإدارة ، غالبًا ما يكون من المغري المبالغة في تعقيد الأمور ، خاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة مشروع تجاري.

سواء كنا نتحدث عن توزيع المهام ، وفحص الجودة ، تبسيط إجراءات كشوف المرتبات الخاصة بكأو الإشراف على المشروع أو مجرد مراجعة قائمة المهام. عادة ما ترتبط إدارة المشاريع والفرق بتعقيد العمليات التي بطبيعتها يجب أن تكون سهلة التنفيذ.

اليوم من الممكن القيام بالأشياء بشكل صحيح بفضل برامج إدارة العمل. أصبح الآن تحديد المكان الذي يُهدر فيه الوقت وكيفية تبسيط العمليات وإيجاد فرص جديدة للمساعدة في تحسين سير العمل أسهل من أي وقت مضى.

هل تريد أن تعرف ماذا يمكنك أن تفعل؟ استمر في القراءة لفهم كيف يمكنك من خلال بضع خطوات بسيطة تحسين أي عملية عمل لإنشاء تدفق فعال للأنشطة التي ستساعدك على مضاعفة الإنتاجية.

راجع سير العمل الحالي

على الرغم من التناقض الذي يبدو عليه الأمر ، فإن الحقيقة هي أن معظم الشركات لا تعرف شيئًا عن إجراءات العمل الخاصة بها.

هذا هو المكان الذي تكون فيه الخطوة الأولى واضحة: ضع قائمة بكل عملية ثم قم بتحليلها بعمق. من المهم اكتشاف كيفية عمل كل عملية في كل قسم أو مجال من مجالات العمل. يعد التحدث إلى الموظفين والحصول على تعليقات حول كل عملية أمرًا بالغ الأهمية لاكتشاف كيفية عمل الأشياء حتى الآن وأين يوجد مجال لمزيد من التحسين. تحليل وتوثيق كل التفاصيل.

كشف المجالات الرئيسية لتحسينها

عندما يكون لديك رؤية واضحة لعملية العمل الحالية ، فقد حان الوقت لإيجاد تلك الفرص للتحسين.

أي تعليمات غير واضحة أو احتكاك في الاتصال مهم لتحديد تلك العوامل التي يمكن أن تؤثر على إنتاجية أي عملية أو تدفق عمل موجود. إنها مسألة توفير أوجه القصور من خلال نسخة محدثة من نفس عملية العمل. الهدف هنا هو التأكد من أن سير العمل الجديد خالي من الفجوات.

فرق تسد

أنت الآن بحاجة إلى تقسيم العملية إلى خطوات أصغر وأكثر قابلية للإدارة. القاعدة الذهبية هي أن الأبسط هو الأفضل دائمًا. تتعثر معظم الشركات في التبعيات ونقاط القرار داخل المشاريع نفسها حيث تصبح العمليات شاقة ومملة. البساطة أمر حتمي ، ولهذا لا يوجد شيء أكثر وضوحًا من تقسيم النتيجة إلى خطوات منفصلة موجهة نحو النتيجة المرجوة.

تنظيم الأولويات

الخطوة التالية هي ترتيب كل عملية حسب الأهمية. انتبه إلى كل عملية وقيّم كل عملية على مقياس من 1 إلى 10 ، حيث أن 1 هي العملية الأكثر أهمية ، و 10 هي العملية الأقل أهمية. إنها طريقة فعالة للحفاظ على سير العمل من خلال تحقيق نتيجة محسنة في نهاية كل عملية. على سبيل المثال ، إذا كنت تفكر في تغيير مزود الإنترنت الخاص بك ، بدلاً من قضاء عدة ساعات على الهاتف تتعامل مع المشغلين ، استئجار خدمات Megacable عبر الإنترنت.

وثق كل عملية

ربما تكون متفائلًا جدًا إذا كنت تعتقد أنه يمكنك الاحتفاظ بجميع العمليات والمهام في ذاكرتك. من الأهمية بمكان تصميم كل خطوة مدرجة في العملية حتى تتمكن من تنفيذها بشكل صحيح. لا يتعلق الأمر بكونك رسميًا أيضًا ، ما عليك سوى إنشاء مخطط سريع لكل عملية حتى لا تفترض أي شيء بدون دليل. لاحظ كل ما يحدث وتأكد من أن كل شيء يسير كما هو مفترض.

أتمتة كلما أمكن ذلك

يُطلق على العنصر المشترك الذي يجب على الشركات الأكثر إنتاجية لإدارة مهام سير عملها ، الأتمتة.

الحل الحديث لإدارة العمل هو السر الذي يسهل عملية تسليم العملية وتجنب أخطاء البيانات وأخطاء الاتصال. هناك بالفعل أطنان من البرامج والأدوات الأكثر قوة للقيام بذلك. تم تصميم هذه التطبيقات خصيصًا لتمكين الشركات والفرق من تحسين عملياتها وسير عملها. إنها موارد بسيطة توفر وظائف متقدمة ، وتعمل على تسهيل ما كان يمكن أن يكون معقدًا من قبل.

تقييم سير العمل الجديد

بمجرد أن يصبح سير العمل الجديد جاهزًا ، فإن أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لتحديد فعاليته هو اختباره. انتبه إلى الاستجابة في بيئة العمل الحية. حاول التفكير في العملية الجديدة وتطبيقها على المشروع التالي لفهم كيفية عمل كل عنصر من عناصر العملية بشكل تجريبي.

قم بإجراء التعديلات اللازمة

عندما تختبر سير العمل الجديد ، فقد حان الوقت لتنفيذ التحسينات اللازمة بناءً على النتائج التي تم الحصول عليها. يمكن أن يكون التنفيذ بطيئًا ، لذا فإن تقييم فعالية عملية العمل الجديدة وسيرها الصحيح هو أفضل طريقة للمضي قدمًا. نرحب دائمًا بالتعديلات أثناء التنقل.

احصل على سير العمل الجديد الخاص بك وتشغيله

الآن بعد أن عرفت التحسينات التي يحتاجها سير عملك الجديد ، حان الوقت لتطبيقها. تأكد من أن جميع الأطراف المعنية تفهم كل جانب من جوانب سير العمل الجديد وما يمكنهم فعله لتحقيق أقصى استفادة منه.

صقل دائمًا مرة أخرى

يمكن دائمًا تحسين كل شيء أكثر من ذلك بقليل. بمجرد تطبيق التحسينات اللازمة ، فقد حان الوقت لمواصلة مراقبة ما يمكن القيام به أيضًا. لهذا من المفيد أن يكون لديك حلول لإدارة سير العمل للحفاظ على التكيف مع بيئة العمل المتغيرة قطعة من الكعكة.