كيفية إرسال بريد إلكتروني بشكل صحيح

ما هي أسرار إرسال بريد إلكتروني فعال؟ ألم ترسل بريدًا إلكترونيًا مطلقًا وتريد معرفة الخطوات التي يجب اتخاذها للقيام بذلك بشكل صحيح؟ ما هي أسرار كتابة بريد إلكتروني ناجح وما الذي يمكننا فعله لتعظيم تأثيره على المستلم؟

الإنترنت هو الترتيب اليومي: في المنزل ، في العمل ، في الجامعة ... لهذا السبب من الطبيعي أن نواجه يومًا ما الحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني ونريد أن نبذل قصارى جهدنا.

على الرغم من أن جميعنا تقريبًا يعرف كيفية القيام بذلك ، إلا أنه لا يزال هناك أشخاص إما لأنهم لم تكن لديهم الحاجة أبدًا ، أو لأنهم لم يرغبوا في ذلك ، ولكنهم الآن يجدون أنفسهم في وضع يحتاجون إلى إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما ويشعرون بذلك ضائعة إلى حد ما أو مشوشة قليلاً.

يعد إرسال بريد إلكتروني أمرًا بسيطًا للغاية ، ما عليك سوى اتباع بعض الإرشادات البسيطة لكتابة بريد إلكتروني مقنع ينقل بشكل مثالي ما نريد قوله بالضبط.

كيف تسجل حساب بريد الكتروني؟

الخطوة الأولى المطلوبة قبل البدء في كتابة بريدنا الإلكتروني هي أن يكون لديك حساب بريد إلكتروني. ربما تتذكر تسجيل حساب منذ فترة ، أو أنك لم تفعل ذلك أبدًا.

القيام بذلك ليس معقدًا للغاية وسيتعين عليك فقط ملء نموذج ببياناتك والضغط على إرسال حتى تتمكن ، في غضون دقائق قليلة ، من تشغيل حساب بريدك الإلكتروني 100 %.

حدد مزود الخدمة الخاص بك

اليوم يمكننا أن نجد العديد من مزودي خدمة البريد الإلكتروني ، المجانية والمدفوعة.

من بين أشهرها ، نجد العديد من الخيارات الشائعة جدًا التي تعمل جيدًا.

يعد كل من تسجيل حساب بريد إلكتروني وتسجيل الدخول إلى Gmail أو Outlook خطوات بسيطة للغاية ولا تتطلب الكثير من التعقيد. عادة ما يتم تفضيل هذين الخيارين من قبل أولئك الذين يبحثون عن خدمة عالية الجودة ، مع سعة تخزين عالية ، والأفضل من ذلك كله: أنهما خياران مجانيان.

بمجرد اختيارك لخدمة البريد الإلكتروني التي تنوي استخدامها ، فهذه هي الخطوة لتسجيل حسابك.

اختر اسم مستخدم وكلمة مرور

هذه الخطوة حاسمة ، لأنه على الرغم من أنه يمكننا تغيير كلمة المرور ، فإن الحقيقة هي أنه للحصول على اسم مستخدم آخر ، سيكون من الضروري فتح حساب بريد إلكتروني جديد.

يختار العديد من الأشخاص اسمهم أو الأحرف الأولى من اسمهم أو الاسم المستعار الخاص بهم. يمكنك استخدام ما تريد ، ولكن ضع في اعتبارك أنه للأغراض المهنية لا يوجد شيء مثل استخدام اسمك الخاص.

يجب أن يكون من الصعب تخمين كلمة المرور ، ولكن من السهل تذكرها. اختر واحدة لن تنساها ، وتأكد من أنها آمنة بما يكفي بحيث لا يستطيع أحد تخمينها.

إنشاء حساب البريد الإلكتروني الخاص بك

هذه الخطوة اختيارية ، على الرغم من أنها موصى بها بشدة.

هناك العديد من الخيارات التي يمكننا تهيئتها في معظم مزودي خدمة البريد الإلكتروني لتخصيص حساب البريد الإلكتروني الخاص بنا.

الموضوع

هذا الحقل هو أول ما يراه أي شخص يتلقى بريدًا إلكترونيًا ، لذلك لا ينبغي التقليل من شأنه ولا يمكننا تركه فارغًا. ما عليك سوى كتابة جملة قصيرة ومختصرة تحتوي على ملخص لبقية المحتوى. يجب أن تكتب موضوعًا مخصصًا لكل بريد إلكتروني ترسله ، ما لم يكن ردًا على رسالة أخرى ، لذلك من الملائم احترام علامات "RE:" التي تتم إضافتها تلقائيًا إلى الموضوع مع كل استجابة.

التوقيع

التوقيع التلقائي قابل للتخصيص بالكامل ويمكن إضافته تلقائيًا إلى أسفل جميع رسائلك.

عادة ما يكون من المفيد تعريف أنفسنا للمتلقي ، للإعلان عن موقفنا أو ببساطة لتقديم قنوات اتصال بديلة لقرائنا. إعداده سهل للغاية وما عليك سوى القيام به مرة واحدة. فقط تذكر ألا تتجاوز أكثر من 3 أو 4 سطور وأن تساهم فقط في المعلومات الأكثر صلة بالقارئ.

كيف تكتب بريد الكتروني ممتاز؟

إن كتابة البريد الإلكتروني بشكل صحيح ليس معقدًا كما يعتقد الكثير من الناس ، ولكن في نفس الوقت علينا أن نأخذ في الاعتبار العديد من الاعتبارات التي ستأخذ بريدنا الإلكتروني إلى المستوى التالي.

بالإضافة إلى اختيار الوقت واليوم المناسبين واستكمال حقلي الموضوع والمتلقي بشكل صحيح ، من المهم أيضًا أن نبدأ رسالتنا بتحية وننهيها بتوديع حتى يعرف من يقرأنا من نحن بالضبط. ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء الأخرى التي يمكنك القيام بها لتحسين جودة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

بمجرد أن يصبح حساب بريدك الإلكتروني جاهزًا ، كل ما عليك فعله هو تسجيل الدخول إلى الخدمة والنقر على زر إنشاء.

على الرغم من اختلاف الواجهة من خدمة إلى أخرى ، إلا أن الحقيقة ، على سبيل المثال ، لتسجيل الدخول إلى Gmail ، علينا فقط الوصول accounts.google.com وأدخل البريد الإلكتروني وكلمة المرور في الحقول المطلوبة.

احترس من تهجئتك

يمكن أن تؤدي الأخطاء الإملائية إلى التخلص من جميع جهود الاتصال لدينا ، لأنه على الرغم من أن الخطأ الصغير يمكن أن يمر دون أن يلاحظه أحد ، إلا أن البريد الإلكتروني المليء بالأخطاء الإملائية يمكن أن ينتهي مباشرة في سلة المهملات.

حاول كتابة رسالتك بدون أخطاء بحيث يمكن أن يأخذها المستلم على محمل الجد بحيث يمكن فهم أفكارك بسرعة وبأكبر قدر من الوضوح.

الحيلة الجيدة جدًا هي استخدام التدقيق الإملائي. إنها وظيفة مضافة إلى مجموعة متنوعة من البرامج التي يمكننا من خلالها التأكد من أننا نكتب كل شيء بشكل مثالي. ومع ذلك ، فإن أفضل تقييم سيتم إجراؤه دائمًا بنفسك.

استخدم الأحرف الكبيرة والصغيرة بشكل مناسب

تعتبر الكتابة بالأحرف الكبيرة عبارة عن صراخ على الإنترنت. لهذا السبب ، من الأفضل أن تقصر نفسك على استخدام الأحرف الكبيرة للحرف الأول من أسماء العلم وبدء الجملة بعد نقطة أو نقطة.

يمكن أيضًا استخدام الأحرف الكبيرة لإبراز كلمة بين البقية ، على الرغم من أنه يمكنك أيضًا استخدام التنسيق الغامق لهذا الغرض.

استخدم علامات الترقيم المناسبة

يتجاهل الكثير من الناس فائدة استخدام علامات الترقيم بشكل صحيح. على الرغم من أنه لا شيء يحدث إذا تجاهلنا نقطة أو فاصلة ، فإن الحقيقة هي أن علامات الترقيم توفر الوضوح والتنظيم للرسالة ، بطريقة يمكن للقارئ قراءتها بشكل أكثر راحة.

هيكلة الرسالة في فقرات

من الجيد دائمًا مساعدة القارئ في كل ما في وسعه لفهم ما نقوله في بريدنا الإلكتروني ، ولهذا السبب ، فإن الأسلوب الجيد هو ترك مسافة فارغة بين الفقرات. هذا هو ، إذا ضغطت على المفتاح مرتين أدخل ستحصل على رسالة أكثر تنظيمًا وإبهارًا ، خاصةً إذا كان بريدك الإلكتروني واسع النطاق.

كن موجز

كما يقول المثل: الأشياء الجيدة ، إذا كانت موجزة ، فهي ضعفها. يحدث نفس الشيء بالضبط مع رسائل البريد الإلكتروني. يعتقد الكثير من الناس أنه كلما زاد عدد المعلومات التي يدرجونها في بريدهم الإلكتروني ، كان ذلك أفضل. ومع ذلك ، فمن الأفضل تلخيصها قدر الإمكان دون نسيان أي تفاصيل مهمة.

مراجعة قبل الإرسال

تم العثور على خطوة أساسية عند كتابة بريد إلكتروني في المراجعة. ألقِ نظرة على كتاباتك بمجرد الانتهاء منها واقرأها من أعلى إلى أسفل للتحقق من أن كل شيء على ما يرام بالفعل.