¿Cómo gestionar eficientemente un flujo de trabajo? ¿Qué recursos son necesarios? ¿Cuáles son los pasos para mejorar un flujo de trabajo existente?
Es fácil de entender: cuando se trata de hacer gestiones, es frecuente caer en la tentación de complicar mucho las cosas, sobre todo cuando se trata de administrar un proyecto negocio.
Tanto si hablamos de la distribución de tareas, la inspección de calidad, agilizar tus tramites de nomina, la supervisión de proyecto o la simple revisión de una lista de tareas. Gestionar proyectos y equipos suele estar asociado a la complicación de procesos que por naturaleza deberían ser de fácil implementación.
Hoy en día es posible hacer las cosas bien gracias al software de administración de trabajo. identificar dónde se pierde el tiempo, cómo agilizar los procesos y encontrar nuevas oportunidades que ayuden a mejorar los flujos de trabajo hoy es más sencillo que nunca.
¿Quieres saber qué puedes hacer? Tan solo sigue leyendo para comprender cómo con unos simples pasos puedes optimizar cualquier proceso de trabajo para generar un flujo de actividades eficiente que te ayude a multiplicar la productividad.
Revisa el actual flujo de trabajo
Por contradictorio que parezca, la realidad es que la mayoría de empresas no saben nada sobre su propio proceso de trabajo.
Es aquí donde el primer paso es evidente: enumera cada proceso y luego analízalo en profundidad. Es importante descubrir cómo funciona cada proceso en cada departamento o área del negocio. Para descubrir cómo han funcionado las cosas hasta este momento y cuáles son esos puntos que se pueden mejorar todavía más es crucial hablar con empleados y obtener comentarios sobre cada proceso. Analiza y documenta cada detalle.
Detecta las áreas clave a optimizar
Cuando tengas una visión clara del actual proceso de trabajo es el momento de encontrar esas oportunidad a mejorar.
Cualquier instrucción poco clara o fricción en la comunicación es importante para identificar esos factores que pueden afectar a la productividad de cualquier flujo o proceso de trabajo existente. Se trata de suplir las carencias mediante una versión actualizada del mismo proceso de trabajo. El objetivo aquí es asegurarse de que el nuevo flujo de trabajo carezca de lagunas.
Divide y vencerás
Ahora necesitas descomponer el proceso en pasos más pequeños y manipulables. La regla de oro es que cuanto más sencillo siempre es mejor. La mayoría de negocios se quedan estancados en dependencias y puntos de decisión dentro de los propios proyectos dado que los procesos se vuelven arduos y tediosos. La simpleza es imperativa, y para ello nada más obvio que dividir el resultado en pasos discretos que se orienten hacia el resultado que se busca.
Organiza las prioridades
El siguiente paso es clasificar cada proceso según su orden de importancia. Presta atención a cada proceso y puntúa cada uno en una escala de 1 a 10, siendo 1 el proceso más importante, y 10 el proceso de menor relevancia. Es una forma efectiva de mantener el flujo de trabajo logrando un resultado mejorado al final de cada proceso. Por ejemplo, si estás pensando en cambiar tu proveedor de Internet, en lugar de dedicar varias horas al teléfono tratando con operadores, contrata servicios de Megacable online.
Documenta cada proceso
Quizá peques de demasiado optimista si crees que puedes retener todos los procesos y tareas en tu memoria. Es vital diseñar cada paso incluido en el proceso para poder realizarlo adecuadamente. Tampoco se trata de ser formal, simplemente crea un esbozo rápido de cada proceso para no asumir nada sin evidencias. Toma nota de todo lo que pasa y asegúrate de que todo va como se supone que tiene que ir.
Automatiza siempre que sea posible
El elemento común que tienen las empresas más productivas para administrar sus flujos de trabajo se llama automatización.
Una solución moderna para la gestión de trabajo es el secreto que facilita el proceso de entrega de procesos, evitando errores de datos y errores de comunicación. Existen literalmente toneladas de software y herramientas más potentes para llevarlo a cabo. Estas aplicaciones han sido específicamente diseñadas para hacer que empresas y equipos sean capaces de optimizar sus procesos y flujos de trabajo. Son recursos simples que ofrecen funcionalidades avanzadas, consiguiendo hacer fácil lo que antes podía ser complicado.
Evalúa el nuevo flujo de trabajo
Una vez tengas listo tu nuevo flujo de trabajo, una de las mejores cosas que puedes hacer para identificar su efectividad es probarlo. Presta atención a la respuesta en el entorno laboral en vivo. Trata de considerar y aplicar el nuevo proceso al siguiente proyecto para comprender empíricamente cómo funciona cada elemento del proceso.
Haz los ajustes necesarios
Cuando hayas probado el nuevo flujo de trabajo, es la hora de implementar las mejoras necesarias basándote en los resultados obtenidos. La implementación puede ser lenta, por lo que evaluar la efectividad del nuevo proceso de trabajo y su correcto funcionamiento es la mejor manera de continuar. Los ajustes sobre la marcha siempre son bienvenidos.
Pon tu nuevo flujo de trabajo a funcionar
Ahora que sabes qué mejoras necesita tu nuevo flujo de trabajo es el momento de ponerlo en acción. Asegúrate de que todas las partes implicadas comprenden cada aspecto del nuevo flujo de trabajo y qué pueden hacer para sacarle el máximo rendimiento.
Siempre refina una vez más
Todo se puede perfeccionar siempre un poco más. Una vez apliques las mejoras necesarias, es el momento de seguir observando qué más se puede hacer. Para ello es útil contar con las soluciones de gestión de flujos de trabajo para hacer que adaptarse al entorno cambiante de trabajo siga siendo pan comido.
